「Excelで表を作って印刷したら、列が次のページに飛び出していた…」そんな経験、ありませんか？
社会人1年目の部下に、エクセルの資料を頼んだら印刷設定がグチャグチャ。
「これじゃあプリントして配れない💦」と大焦りした思い出があります。
実は、Excelの印刷設定には“基本のキ”があるんです。
シートをキレイに1ページに収める方法、余白の調整、改ページの確認など、少しの工夫で「読める」資料に生まれ変わります。
この記事では、そんな印刷トラブルを防ぐための超基本をわかりやすく解説します！
- Excelの印刷設定でありがちな失敗とその対処法
- シートを1ページに収める方法（Windows・Mac両対応）
- 余白を調整してバランスよく配置するコツ
- 改ページプレビューの見方と操作方法
- 実務で役立つ「印刷プレビュー」活用術
印刷設定について
印刷範囲を設定しよう
範囲を選択して印刷対象を指定する
- ta印刷したい表全体を選択する
- ［ページレイアウト］→［印刷範囲］→［印刷範囲の設定］
プレビューで確認してから印刷！
「Ctrl + P（MacはCommand + P）」で印刷画面を開いたら、プレビュー表示で余白や位置を要チェック。小さなミスが大きな失敗になる前に、ここで必ず確認を！
ページに収める設定を使おう
ページ
「ページレイアウトタブ」→「ページ設定」
印刷の向き、拡大縮小印刷、先頭ページが設定できます。
画像では表の範囲を１ページに全列収めるため、
横の範囲を１ページに設定しています。
拡大縮小の注意点
小さくなりすぎると文字が読みにくくなるので、印刷プレビューで読みやすさもチェックを。フォントサイズとのバランスがポイントです。
余白を調整しよう
余白
余白とは、用紙の上下左右で印刷しない部分です。余白を無くしていけば、その分印刷できる範囲が広がっていきます。
「ページレイアウトタブ」→「余白」
上下左右、ヘッダー、フッターの余白のサイズが選べます。
画像では、ページからはみ出ていた表の部分が
左右の余白を無くすことで１ページに収まったシーンです。
水平、垂直にチェックを入れると、印刷が
水平であれば左右で中心に、垂直であれば上下で中心に調整されます。
ヘッダーとフッターも活用しよう
ヘッダー/フッターの調整
社名やページ番号の追加方法
「ページ設定」→「ヘッダーとフッター」
Windowsだとページレイアウトからも設定できます。
ページ番号や日付、社名を入れておくとビジネス文書としての完成度がアップ。
見出しをページごとに繰り返す設定
印刷タイトル（見出し）の設定
表が長くて2ページ以上になると「1ページ目には見出しがあるのに、2ページ目以降は何の列だかわからない！」と迷子になります。タイトル行を設定で解決。
「ページ設定」→「シート」
印刷タイトルのタイトル行に見出しにしたい行を選択。
複数行でも選べます。
改ページプレビューを活用しよう
改ページプレビューの開き方
「表示タブ」→「改ページプレビュー」を選ぶと、印刷されるページの境界線が青色で表示されます。
手動で改ページ位置を調整する
青線をドラッグすれば印刷の区切り位置を自由に設定可能。グチャグチャ印刷の最大の原因がこれで解決します。
PDFで保存すればもっと安心
PDF保存の方法
Windowsでは「印刷」画面のプリンタ選択で「PDFに出力」を選び、Macでは「PDFとして保存」で完了。共有にも便利です。
Excelの印刷設定は「見た目9割」。1ページに収める、余白を整える、改ページを確認する――たったこれだけで印刷トラブルは激減します。これを機に、上司に「見やすいね！」と言われる資料を作ってみましょう！
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